Hola a todos, en este post les voy a contar la gran importancia que tienen la Tecnología, la información y la comunicación en las organizaciones hoy en día.
Las TIC en la gestión de
la empresa
Las Tecnologías de la
Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y
gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro
trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el
trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis
financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.
Bien utilizadas, las TIC
permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y
en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado, y disponer de
tiempo libre para nuestra familia.
Las TIC facilitan el
trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas de muchas
maneras distintas. Por ejemplo:
El correo electrónico nos permite enviar
todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes. Podemos enviarles
un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias,
sin prácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.
Una página web donde exponer nuestros
productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos
fácilmente en Internet y contacten con nosotros. También permite transmitir al
mundo nuestra filosofía de empresa.
Un sistema de gestión de clientes
informatizado (también conocido por sus siglas en inglés como CRM) nos permite
conocer mejor a nuestros clientes, analizando sus hábitos y su historial de
compras. Así podemos planificar mejor
nuestras acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las
diferentes áreas de negocio de la empresa.
De manera análoga al
área de Marketing, las TIC también permiten mejorar la gestión financiera (en
la contabilidad, la banca electrónica o la facturación electrónica), la
logística y la distribución (en el seguimiento de flotas, la gestión de
almacén, el comercio electrónico), los recursos humanos (en la formación a
distancia e-learning, la gestión del conocimiento, el seguimiento
personalizado), la producción y los procesos (gestión de compras, órdenes de
producción, gestión de recursos ERP).
En la actualidad, las
TIC son un factor determinante en la productividad de las empresas, sea la
empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.
Los mercados en los que
compiten las empresas de economía social son muy exigentes y competitivos y
requieren una dedicación temporal plena.
A las labores
profesionales del personal de las empresas de economía social, hay que añadir
en muchos casos, el esfuerzo añadido que suponen las labores de gestión y
administración: control de las existencias, aprovisionamiento, facturación,
relaciones con la clientela, etc. Tareas de vital importancia para la buena
marcha de la empresa, y que requieren de la dedicación de mucho tiempo por
parte de las personas que deben compatibilizarlas con el trabajo productivo.
Ante estos retos del día
a día, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) proporcionan
multitud de herramientas que contribuyen a mejorar la gestión y servicio
ofrecido a la clientela requiriendo de menos tiempo por parte de las personas.
¿Qué nos proporciona el
uso de las TIC en la gestión de la empresa?
Las TIC constituyen un
instrumento fundamental para la organización interna de cualquier negocio. Su
utilización supone un importante ahorro de tiempo y recursos, ya que permiten
simplificar y agilizar los procesos de gestión y la toma de decisiones, así
como facilitar el contacto directo con la clientela, empresas proveedoras y
Administraciones Públicas.
Así, una empresa que no
utilice TIC no es que sea menos innovadora o moderna, sino que es poco
práctica.
Algunos ejemplos de los
beneficios que proporcionan las TIC son:
- Mejor aprovechamiento del tiempo: la
automatización de tareas rutinarias mediante sistemas informáticos permite
dedicar más tiempo a tareas más productivas.
- Mejor gestión del negocio: mediante
aplicaciones informáticas y determinados dispositivos electrónicos, se puede
pueden controlar todas aquellas variables y tareas que intervienen en el
negocio: stock del almacén, rentabilidad de los productos, compras por empresa
proveedora…
- Reducción de la carga administrativa:
gracias a las herramientas informáticas, los tediosos arqueos de caja, las
gestiones tributarias, con trámites online cada vez más frecuentes, y las
tareas administrativas se harán de forma intuitiva y automatizada, sin ocupar
parte del tiempo personal.
TIC-Consejo:
Tener no significa "aprovechar".
La compra de un ordenador o un programa debe ser meditada. Aquello que se
compre debe estar adaptado a nuestras necesidades por que, en caso contrario,
lo que no sirve, no se usa.
Por
ello, es recomendable acudir al asesoramiento profesional.
¿Cómo dar los primeros
pasos para introducir las TIC en la gestión?
El camino para
introducir las TIC como herramientas de gestión es un proceso largo que debe
realizarse de forma natural, de modo que el resultado sea una ahorrar tiempo y
dinero.
No siempre el programa
más potente es el más aconsejable, hay que tener en cuenta la capacidad de
adaptación del personal a la herramienta informática. Por eso, es
imprescindible realizar cursos formativos y recurrir al asesoramiento
profesionalizado.
Las TIC son
imprescindibles pero hay que aplicarlas con sentido común.
La tecnología debe
entenderse como un medio y nunca como un fin en sí misma. Es decir, debe se
utilizada para obtener de ella el máximo rendimiento. Para ello, se recomienda:
Adquirir programas de nuestra talla,
tecnológicamente hablando. Muchas veces se invierte mucho dinero y no se utilizan muchas funcionalidades, bien
por falta de formación, o bien por que son excesivamente complejas para las
necesidades del negocio que se aplican.
Calcular la inversión en TIC. No hay porqué
comprar el último modelo de ordenador sino aquel que se adecue a nuestras
necesidades.
Antes de lanzarse a por grandes soluciones
informáticas, reflexionar sobre la existencia de otras de menor tamaño (y precio) que nos pueden dar el mismo
rendimiento.
TIC-Consejo:
Si tienes personas a tu cargo es necesario
fomentar una actitud positiva hacia el
uso de Internet y de las TIC en general.
Tienen que ser conscientes de que será una
herramienta que, a medio y largo plazo, hará
más llevadero su trabajo.
La gestión de la
clientela.
Existe una tipología de
programas informáticos que sirven para almacenar toda la información
relacionada con la clientela. Son los CRM (acrónimo del Inglés "c ustomer
relationship management" - Gestión
de las relaciones con la clientela)
Este tipo de
aplicaciones son importantes cuando en un negocio tiene mucho peso el área
comercial o el servicio o producto que se proporciona a la clientela debe ser
personalizado y requiere de un seguimiento continuo. De este modo, se pueden
recopilar gran cantidad de datos relacionados con todas las interacciones
mantenidas con cada cliente o clienta: las visitas realizadas, lo que le hemos
vendido y en que fecha, sus preferencias, sus sugerencias, quejas, … De este
modo toda la información será accesible para cualquier persona de la empresa
que lo necesite.
Estos programas nos
permiten analizar las tendencias, la cantidad de ofertas/presupuestos que se
convierten en negocio real, el grado de satisfacción de nuestra clientela, sus
demandas … En definitiva, conocer mejor nuestro mercado y fidelizar a nuestra clientela.
La gestión de la
información.
En cualquier negocio es
vital que la información circule de manera fluida. A medida que se va
informatizando es importante que esa fluidez
no se pierda.
Si el negocio crece y
tiene varios ordenadores, no tiene mucho sentido que éstos trabajen de forma
aislada puesto que conectándolos por medio de una red local será posible
compartir la información de modo eficiente.
Además, hoy en día este
tipo de redes pueden ser inalámbricas y tienen una gran ventaja podemos
instalar un programa posible en un único ordenador central (al que se le
denomina habitualmente “servidor”). A este ordenador estarán conectados el
resto de equipos lo que permite, por un lado, que todo el mundo pueda acceder a
un determinado programa o información y, por otro, podemos alargar la vida útil
de aquellos modelos de ordenador de más edad.
No a todo el mundo le
sirve lo mismo…
Hay actividades que por
sus características requieren de funcionalidades adaptadas a su gestión. Este
(hostelería, peluquerías, centros médicos, etc.)
En un primer momento la
empresa puede gestionarse con herramientas genéricas, pero aumentará su
eficacia si utiliza herramientas adaptadas a sus necesidades específicas.
REFLEXIÓN: Los sistemas de Información junto con
las TIC se convierte en herramientas críticas en el desempeño de la
organización y son tan necesarios como cualquier otro recurso, el que
una empresa pueda acceder a una tecnología no asegura el éxito, de nada
le sirve a una empresa por ejemplo, contar con una Pagina web si ésta no
está alineada con los objetivos y estrategías de la organización, de
ahí que sea necesario entonces gestionar de manera eficaz y eficiente
los sistemas de información para que de esta manera se conviertan en una
fuente real de ventajas competitivas.
FUENTE:
- http://www.asturestic.net/asturestic/contenidos/fichas-divulgativas/las-tic-en-la-gestion-de-la-empresa/
- http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-en-las-empresas.html
- http://www.etuttor.com/index.php/component/k2/item/284-not1
