Existen varios modelos de organización como sistema, aquí veremos uno de ellos que es el Modelo SOCIOTECNICO de la Organización desarrollado por Leavitt (1965). Crea un modelo que describe a la organización como constituida por cuatro componentes interrelacionados.
Presenta cuatro elementos:
Considera a la TECNOLOGÍA, las TAREAS, las PERSONAS, y la ESTRUCTURA ORGANIZATIVAS en la que funcionan como 4 variables interdependientes, visualizadas como las 4 puntas que definen un diamante:
Los elementos de este modelo se agrupan en dos subsistemas:
- El subsistema Técnico: que incluye los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en que se dividieron esos trabajos y se buscó su coordinación (estructura), y los equipos, instalaciones, instrumentos, y el ambiente físico y su disposición (tecnología). Este subsistema es el responsable de la eficiencia potencial de la organización.
- El subsistema Social: en el que se encuentran las personas, sus características físicas y psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales como grupales, y las exigencias organizacionales en la realización de los trabajos. Este subsistema es el encargado d transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.
Cada integrante tiene necesidades propias que, cuando coinciden con las metas y objetivos de la organización que integra, deberían llevar a obtener a mayores rendimientos de desempeño y de satisfacción en el trabajo. Cuando la diferencia entre las metas organizacionales y las necesidades individuales es significativa, es posible encontrar un deficiente desempeño, malestares y otras consecuencias no deseadas. Este desfasaje entre las necesidades individuales y las metas organizacionales puede darse por diversos motivos; algunos de los factores que alteran esa relación son, por ejemplo cambios en los métodos de trabajo, cambio en los niveles de supervisión, la modificación de los sistemas administrativos y de información.
Para interpretar de que manera se obtienen mejores desempeños individuales y organizacionales se desarrollaron modelos que, además de entender a la organización como un sistema abierto en constante interacción con su medio ambiente, la consideran estructurada sobre dos subsistemas: el Subsitema Social y el Subsistema Técnico
El enfoque sociotécnico de las organizaciones surgió con el fin de lograr sistemas que permitan obtener satisfacción plena en el trabajo junto a eficiencia tecnológica. Esas características son las que permiten que el enfoque sociotécnico sea apropiado para tratar los efectos que surgen a causa de la implementación de sistemas de información en las organizaciones.
RELACIÓN ENTRE EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y EL SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Una primera e intuitiva aproximación a la relación entre el sistema administrativo y el sistema de información se obtiene cuando se observa la información que circula de una parte a otra de la organización, y entre ésta y su ambiente. Y esto se debe a que existen flujos de información que son fácilmente observables porque corresponden a flujos físicos de elementos.
Por ejemplo ante la llegada de un pedido de un cliente (del ambiente de la organización) el encargado de ventas confecciona una nota de pedido que envía a contaduría para que este sector verifique el estado de situación del cliente: que no tenga deuda atrasada; que no haya superado el limite de crédito asignada. Si no hay inconvenientes se envía la nota de pedido al sector de deposito, que luego de verificar la existencia de los productos y asentar su salida de los registros de mercadería, prepara pedidos y confecciona una orden de despacho que envía a facturación para que emita el remito y la factura, de acuerdo con los precios y condiciones acordadas con el cliente.
COMPONENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO:
La dirección y el sentido de una organización se establecen en sus niveles mas altos a través dela definición de objetivos, el diseño estratégico dispuesto para alcanzarlos y las políticas establecidas que de este derivan. Pero para que la organización pueda lograr sus propósitos necesita que en sus niveles medios y bajos esos objetivos, estrategias y políticas se traduzcan en una cantidad muy grande de tareas ejecutadas por sus integrantes utilizando los recursos a su disposición, y que en su realización no solo permiten consumar los procedimientos básico de las organizaciones ( comprar; pagar; producir; vender; cobrar), sino también, y muy especialmente obtener una gran cantidad de datos sobre ellos.
Esos mismos datos, adecuadamente procesados, se convertirán en información significativa que una vez que comienza a circular a través del sistema de información, es recepcionada por los integrantes de la organización que la transformarán en conocimientos. Esta breve síntesis del funcionamiento administrativo permite destacar sus elementos componentes:
1- Conjunto de Procedimientos.
2- Personas.
3- Sistema de Información.
4- Recursos.
EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN:
La incorporación de nuevas tecnología de la información afecta sensiblemente al sistema administrativo otorgándole características especiales; los recursos tecnológicos impactan sobre los otros elementos componentes del sistema administrativo, razón por la cual se analizarán sus implicancias sobre los procedimientos, las personas y los sistemas de información. El impacto de la tecnología sobre el trabajo organizacional modifico profundamente el diseño tradicional del sistema administrativo, marcando tendencias irreversibles sobre la forma de concebirlos y entenderlos ( Prieto, Zornoza y Peiro, 1997).
1. Impacto sobre los procedimientos.
2- Impacto sobre las personas.
3- Impacto sobre el sistema de información.
En conclusión el sistema administrativo es el conjunto de actividades relacionadas bajo un esquema predefinido, en el cual las decisiones estratégicas y políticas adoptadas por el nivel superior dela organización, se traduce y operativizan en una multiplicidad de operaciones y decisiones que resuelven las rutinarias operaciones individuales y que en su agresión, configura la actividad total de la organización. A través del sistema administrativo se transmiten, registran y conservan (apoyado a su vez en el sistema contable), los soportes de la información por medio de los cuales las operaciones realizadas y las decisiones tomadas se comunican documentalemte a fin de impulsar el acto físico de realización, elaboración y transmisión de información hacia los centro decisorios, de manera de que éstos puedan actuar aplicando acciones correctivas, en la medida en que se este operando fuera de los limites de control.
REFLEXIÓN: La importancia de los sistemas informativos, así como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado.
La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí.
FUENTE:
- Volpentesta, Jorge R.: "Organizaciones, Procedimientos y Estructuras". Editorial Osamar D. Buyatti.
- Información aportada por la Cátedra de Informática 2013 de la Facultad Ciencias de la Gestión.
