Ms Excel 2007

En este post  les voy a contar lo que se con Excel. 

Introducción a las hojas de cálculos.

Una hoja de cálculo es el equivalente electrónico de las hojas tabulares que se utilizan en contabilidad. Están estructuradas en columnas y renglones (filas) que permitan registrar datos y formulas en cada una de las intersecciones, denominadas celdas.

Excel permite la creación de documentos denominados libros de cálculo, que incluyen varias hojas. Introduciendo datos en las celdas y mediante formulas se puede realizar cálculos complejos y automatizados. Adicionalmente se pueden graficar los datos para producir document Ignorar os claros y profesionales. Para ejecutar el programa Excel pulse sobre el botón de Inicio y en el submenú Todos los Programas, localice la carpeta de Microsoft Office y seleccione el icono de Microsoft Office Excel 2007. En el cuadro de dialogo pulse dos veces sobre el icono Libro en blanco o selecciónelo y pulse el botón Crear.

La interfaz orientada a resultados.

La nueva interfaz pone a la vista todas las herramientas que se requieren para crear, editar, y dar formato a las hojas de cálculo. Ofrece Fichas y cintas de opciones contextuales que aparecen solo cuando se las necesita. Esta nueva interfaz se la conoce como “orientada a resultados”.

La celda donde se encuentra posicionado el cursor es la celda activa y se muestra como un rectángulo resaltado. Tiene un ancho predefinido de 10.38 caracteres, el alto es de 14.25 puntos. La medida estándar de los renglones y columnas siempre puede ser modificada de acuerdo a las necesidades de los datos que se introduzcan. Las columnas pueden tener un ancho de entre 0 y 255 caracteres. Cuando el ancho de la columna es 0 esta se convierte en oculta. Las filas o renglones se pueden configurar con una altura de entre 0 y 409 puntos. Si el alto del renglón es 0 se trata de un renglón oculto.

Las Cintas de opciones.

Al pulsar en cualquiera de las fichas que se encuentran en la parte inferior de la barra de titulo, se muestran las bandas o cintas de opciones que contienen los comandos asociados con el nombre de ficha agrupados por categorías.

Fichas principales.

 Las siete cintas de opciones son: Inicio, Insertar, Diseño de Pagina, Formulas, Datos, Revisar y Vista.

Como en Word algunos grupos cuentan con un pequeño botón iniciador de cuadro de diálogos que permite configurar más opciones de comandos del grupo.

 Ficha Inicio:

Ficha Insertar:

Ficha Diseño de página:

Ficha Formulas:

Ficha Datos:

Ficha Revisar:

Ficha vista:

Fichas contextuales

Al insertar elementos u objetos y seleccionarlos aparecen fichas de herramientas contextuales, muestran cintas de opciones con comandos específicos para aplicar al objeto seleccionado. En la figura se muestran las Herramientas de tabla con la cinta de opciones Diseño con los comandos que permiten modificar las propiedades y el diseño de la tabla seleccionada.

Algunas herramientas contextuales como las de SmartArt incluyen más de una cinta de opciones. Ejemplo en el diagrama prediseñado se pueden asignar atributos de diseño y formato con los comandos de las cintas contextuales.

Botón Office. 

Nuevo: abre el cuadro de dialogo Nuevo Libro desde donde se puede crear un libro en blanco, plantillas instaladas, un libro nuevo a partir de uno existente o plantillas que se encuentran en la página Web de Microsoft Office Online para crear una hoja con estilo prediseñado. Abrir: abre una ventana que permite buscar un documento existente.

Guardar: Guarda un documento con un nombre y la extensión .xlsx.

Guardar como: permite guardar una copia del documento y permite seleccionar el formato que tendrá la copia guardada.

 Imprimir: permite enviar una hoja de cálculo a la Impresora. El Menú Vista previa e impresión del documento ofrece tres opciones: Imprimir, Impresión rápida y Vista preliminar.

 Preparar: una vez preparado y protegido el documento está listo para ser enviado por correo electrónico, por fax de internet.

Publicar: o bien, podría ser publicado en Internet en un Servidor de administración documental o crear un área de trabajo de documento con los comandos del Menú Distribuir el documento a otras personas.

Cerrar: Cierra el documento en el que se está trabajando sin cerrar el programa. Para cerrar el programa y el documento se pulsa en el botón Salir de Excel.

Opciones de Excel: en el cuadro de dialogo que aparece cuando se pulsa sobre el se configuran todos los parámetros y opciones del programa.

Configuraciones de Excel

Al igual que en Word y otras aplicaciones de Office 2007, se configuran las opciones más frecuente, de formulas, de Revisión, para Guardar y Avanzadas, etc.  

    
Se pueden configurar las opciones más frecuentes como la combinación de los colores del programa o el número de hojas que se incluyen en un nuevo libro.
Si no sabe exactamente que pasa al modificar opciones de Excel, ¡No las modifique!

En cambio, podría ser conveniente modificar las opciones Avanzadas que ayudarían en la edición o inserción de símbolos, como los separadores decimales; o cambiar la dirección del cursor en las Opciones de edición, por ejemplo al pulsar la tecla Enter el cursor iría hacia la derecha. En el caso de los símbolos de separación si tiene que cambiar los símbolos separador de decimales y separador de miles deseleccione la opción Usar separadores del sistema e introduzca en los campos de texto, la coma y el punto según corresponda al país para separar decimales o millares.

Las hojas de cálculo no necesariamente deben ser cuadriculadas y llenas de números. Algunas veces es necesario un documento que incluya un diseño especial con algunas formulas; en el menú Opciones de Office se puede modificar la vista de la interfaz.

En los grupos Mostrar opciones para este libro y Mostrar opciones para esta hoja se desactivan las opciones Mostrar barra de desplazamiento horizontal, Mostrar barra de desplazamiento vertical, Mostrar fichas de hojas, Mostrar encabezados de fila y columna y Mostrar líneas de división que afectan directamente a la hoja de cálculo.

En la cinta de opciones Vista se puede activar o desactivar la Barra de formulas, la cuadricula, los títulos, barra de mensajes desde el grupo Mostrar u ocultar. El tamaño de pagina, los márgenes y posición de la página se configuran desde la cinta de opciones Diseño de pagina, ya sea seleccionando las opciones o desde el cuadro de dialogo del grupo Configurar pagina.

Tipos de datos en Excel.

Primero se define el esquema del documento y se escriben los títulos, rótulos o etiquetas. Una vez definido el formato de la hoja tabular puede introducirse los datos numéricos y las funciones o formulas para realizar las operaciones necesarias. Antes de introducir el dato debe seleccionarse la celda. Las celdas se seleccionan desplazándose con las teclas de desplazamiento ‘, ’, “, ” o con el ratón. Enseguida se introducen el texto, las formulas o el numero y se pulsa la tecla Enter para fijar o dar por aceptado el dato. Al instante el cursor se desplaza hacia abajo; es decir a la fila siguiente, en la misma columna. Una celda seleccionada se conoce como celda activa. 

La referencia o nombre de la celda activa aparece en el Cuadro de nombres. Ej. Celda B6. Si se presiona las teclas de dirección después de introducir los datos, se fija el dato y el cursor se desplaza hacia la dirección de la tecla correspondiente. Si se introducen datos sobre una celda que ya contienen información se sobre-escribe borrando la información anterior. 

Datos Alfanuméricos: o de texto son cadenas de caracteres que se utilizan para representar títulos, letreros, números telefónicos, direcciones, claves, nombres de columnas o notas explicativas.

Datos numéricos: es cuando se introducen solo números, se alinean a la derecha. Los números son tomados como cantidades numéricas y pueden realizarse operaciones matemáticas o de cálculos. A este tipo de datos se lo conoce como valores. Al insertar números no se debe introducir signos de %, $,… dado que Excel los tomara como alfanuméricos. El formato inherente a la simbología se aplica con formato de número de la cinta de opciones Inicio. Los datos alfanuméricos podrán utilizarse con algunas funciones de texto para realizar funciones de búsquedas, lógicas y de texto. 

Formulas: son ecuaciones o notaciones que se utilizan para realizar cálculos numéricos. Se introducen igual que los datos y utilizan operadores como + - * / ^y (), para realizar funciones de suma, resta, multiplicación, división, potencia y agrupación de operaciones respectivamente. Estos se escriben como en el algebra. Las formulas siempre se inician con el signo igual (=).

Los cálculos se realizan teniendo en cuenta el orden de precedencia como en las operaciones algebraicas: primero los elementos agrupados, luego las potencias, la multiplicación y división, y por ultimo suma y resta.

Referencias de celdas.

Una de las ventajas al realizar los cálculos es utilizar la referencia de celdas en lugar de valores. También se puede utilizar en lugar de los valores el nombre de las celdas que los contienen. Ej. =((A1+A2)*A3^2)/20; la ventaja está en que si se quiere cambiar un valor basta introducir el nuevo valor en cualquiera de las celdas A1, A2, A3 para que Excel recalcula la formula automáticamente.

Errores de formulas.

Si se introduce datos erróneos, algún operador desconocido o una referencia inexistente, Excel muestra en la celda el mensaje de error #¿NOMBRE? (#NAME?), y una etiqueta inteligente; presionado sobre la etiqueta podemos decidir si deseamos ayuda sobre el error, mostrar paso a paso los cálculos, omitir el error, modificar manualmente la ecuación en la barra de formulas o recibir posibles opciones de comprobación de errores.

Otros errores son:

 Columna muy angosta: si la columna es muy angosta para mostrar los datos (la celda muestra #########) se puede cambiar el ancho hasta que aparezcan.

Referencia Invalida: cuando se hace referencia circular, como A1/B1*C1, donde C1 es la misma celda donde se están introduciendo los datos. Aparece un mensaje de error, se pulsa Aceptar para obtener Ayuda o bien Cancelar se deja la formula como esta, y como es errónea aparece un 0 en la celda C1.

Calculo invalido: Excel no puede realizar cálculos con celdas que contienen textos., en este caso presenta el error #¡VALOR!, y una etiqueta inteligente para obtener ayuda o corregir el error.

Resumen de errores

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Funciones.

Las funciones son formulas predefinidas que permiten realizar cálculos sencillos o complejos con valores específicos denominados argumentos, utilizando una estructura particular que comienza con el signo igual (=), el nombre de la función cerrado entre paréntesis. Los elementos del argumento (números, referencias a celdas, texto, valores de error o valores lógicos Verdadero o Falso) se separan con una coma. Los argumentos pueden ser constantes, formulas, y otro tipo de funciones. Por ejemplo si se desea realizar la suma de ventas del semestre, en lugar de una formula, se puede utilizar la función predefinida como Autosuma. Como es una de las utilizadas se encuentra en la cinta de opciones en el grupo Modificar. Al pulsar el botón Suma el programa supone que desea sumar los valores de las celdas contiguas a la celda donde se encuentra ubicado el cursor y propone sumar el rango. Si se está de acuerdo basta con pulsar la tecla Enter para crear la función automáticamente.

Excel 2007 ofrece 341 funciones de cálculo agrupadas en doce apartados o grupos que permitirán realizar operaciones de complementos y automatización, de cubo, de base de datos, de fecha y hora, de ingeniería, financiera, de información, lógicas, de búsqueda y referencia, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, y de texto.

 Otras maneras de insertar funciones es:

Pulsar en la flecha del botón Suma de grupo Modificar,

Pulsar el botón insertar función  que se encuentra a la derecha del Cuadro de Nombres en la barra de formulas o pulsar las teclas Mayus+F3. En la cinta de opciones Formulas y pulsar el botón insertar función y abre el cuadro de dialogo para insertar la función. Escribiendo la función manualmente.

Para obtener ayuda sobre la función o lista de funciones disponibles, al introducir una función con el cuadro de dialogo Insertar Función se puede solicitar ayuda pulsando el botón Ayuda sobre la función. Las opciones inteligentes también proporcionan ayudas automatizadas, al escribir el signo = y el nombre de una función el programa propone funciones ordenadas alfabéticamente. La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Ejemplo: para obtener la sumatoria de valores del rango B5:E20,

 =SUMA (B5:E20) 

Operadores Aritméticos y de Comparación:  

Biblioteca de funciones.

La novedad de MS-Excel en cuanto a las funciones predefinidas se encuentra en la cinta de opciones Formulas, que contiene las herramientas necesarias para insertar, crear y auditar funciones predefinidas. El grupo Biblioteca de funciones además del comando Insertar función contiene iconos y botones que muestran ventanas con los listados de las funciones de cada categoría:

Se denomina rango a un grupo de celdas, generalmente contiguas, que se representa con el nombre de la primera celda, el símbolo dos puntos (:) y el nombre de la ultima celda. Ej. Para identificar un grupo de celdas de A1 a A8 se escribe A1:A8; el grupo de celdas A1, B1, C1, D1, A2, B2, C2, D2, A3, B3, C3, D3, A4, B4, C4, D4 se representa como el rango A1:D4.

 Referencias y nombre

 Referencias a celdas y rangos: el estilo de referencias A1 que se refiere a la ubicación de las celdas mediante los nombres de las filas y columnas, de tal manera que A5 es la celda que se encuentra en la intersección de la columna A y la fila 5. En una referencia se pueden incluir una o varias celdas de una hoja de cálculo, ya sean adyacentes o no. También se puede hacer referencia a celdas de diversas hojas de un libro o a celdas del libro actual y de otros libros (referencias externas), así como a datos de otros programas (referencias remotas).

 La referencia para definir un rango de celdas en una misma fila es por ej. A1:H1. Si el rango abarca varias filas y columnas la referencia se hace la primera celda del vértice superior izquierdo y la ultima en el inferior derecho, ej. A4:G14.

 Las referencias de celdas pueden ser relativas o absolutas. Las relativas están relacionadas con la posición de la formula y cuando se copian se ajustan automáticamente, es decir, si la formula está en la fila 4 y dice =A4*C4, y se copia a las filas 5, 6 y 7, los resultados son =A5*C5, =A6*C6, =A7*C7.

Las absolutas son precedidas por el signo pesos ($) y cuando se copian no se ajustan, siempre se refieren a la misma celda. Ej. Si la formula está en la fila 4 y dice =C4*$H$5. Al copiarla a las filas 5, 6 y 7 los resultados son =C5*$H$5, =C6*$H$5 y =C7*$H$5; es decir la celda H5 permanece constante. En este caso C4, C5, C6 y C7 son referencias relativas y $H$5 es referencia absoluta.

Las referencia s mixtas, son precedidas por el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Las referencias externas y remotas se refieren a vínculos de datos, es decir, en una hoja de cálculo se pueden hacer referencias a celdas ubicadas en otras hojas de cálculo ubicadas en el mismo libro, en otros libros y a datos provenientes de otras aplicaciones. Cuando se modifican estos datos, afectan directamente a las celdas vinculadas. Para actualizar la información, las otras aplicaciones deben estar abiertas también.

 Ejemplo: =SUMA(Bodega1!A4, Bodega2!A4,[Inventario2.xlsx] Bodega3!A4)

Donde:

Bodega1!A4 es la referencia de la celda A4 de la hoja Bodega1 del mismo libro de cálculo. [Inventario2.xlsx] Bodega3!A4 es la referencia de la celda A4 de la hoja Bodega3 del libro Inventario2.

 

Asignar nombre a celdas y rangos.                 

Se puede definir nombre para una celda o rangos de celdas utilizando el comando Administrador de nombres del grupo Nombres definidos en la cinta  de opciones Formulas.

En el cuadro de dialogo del administrador se muestran los nombres que ya existen, Para crear un nuevo nombre se pulsa el botón Nuevo, se abre un cuadro de dialogo donde se escribe el nombre de la celda o rango de celdas seleccionadas, el Ámbito donde se aplica que puede ser una determinada hoja o todo el libro, algún comentario que ayude a identificarlo y la referencia absoluta en notación Excel. Si todo esta correcto se presiona botón Aceptar.

Los nombres de rangos no pueden incluir espacios, por lo que deben ser de una sola palabra o bien unidas por guión bajo.

El uso de nombres de celdas facilita memorizar algunas secciones de la hoja de cálculo.

Para ubicar rápidamente una celda o rango nombrado se abre la lista del cuadro de nombres y selecciona el nombre deseado. 

Al seleccionar el comando Insertar función en la biblioteca de funciones aparece el cuadro de dialogo donde podemos seleccionar la una categoría y una función. En la parte inferior aparece la sintaxis y una descripción de la función. También puede obtener ayuda sobre la función seleccionada.

Categorías de funciones: ejemplos 

Edición y Formato de libros de cálculo

Todos los documentos de Office tienen la posibilidad de ser editados con un gran número de comandos y funciones. Además es posible darles formato, con lo que adquieren una apariencia totalmente profesional, y la interface que pone a la vista los comandos más utilizados y las funciones automatizadas que incluyen planillas y diseños de las galerías de estilos. Los comandos de edición permiten realizar modificaciones, agregados, borrado de celdas, filas y columnas, etc. A este procedimiento de depuración de la hoja se conoce como edición. Estructurar el libro de cálculo es uno de los principales preparativos que deben tomarse en cuenta para obtener hojas tabulares claras y fáciles de entender, de lo contrario la información se vuelve inmanejable y confusa. Organización del libro de cálculo Un libro de cálculo de Excel está compuesto por una o más hojas de cálculo, que pueden alojar datos alfanuméricos, numéricos, formulas y funciones, relacionados entre sí o totalmente independiente. Cuando se planea hacer hojas de cálculo grandes o que incluyen varias pantallas para realizar diferentes tipos de cálculo, es necesario diseñarlas de manera que no se interfieran, para el caso de tener que insertar o eliminar filas y/o columnas.

Una forma es que comience en el vértice inferior derecho de la otra. Otra forma es insértalos en diferentes hojas del libro de cálculo, de esta manera se pueden interconectar los datos, formulas y funciones de una hoja con los de las demás. Se pueden crear tantas hojas como permitan los recursos del sistema. En la vista Diseño de página presenta el layout de la hoja. Los Botones de vistas permite cambiar entre las vistas: Normal, Diseño de página y Vista de salto de página.

 

            Desplazamiento a través de la hoja de cálculo

El comando Ir a

Si necesita seleccionar celdas o rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir a. La cinta de opciones Inicio incluye el botón Buscar y seleccionar en el grupo Modificar; al pulsar el botón aparece una lista de comandos entre los que se encuentra Ir a, que abre un cuadro de dialogo en el que deberá escribir el nombre o Referencia de la dirección o rango de la celda a la que desea ir.

También puede pulsar el botón Especial para buscar Comentarios, Constantes, Celdas con fórmulas, Celdas en blanco, Objetos, etc. El comando Buscar Permite buscar un número, valor o texto que se encuentre en alguna de las celdas de la hoja de cálculo. El comando Buscar se encuentra también dentro del listado Buscar y seleccionar, apare un cuadro de dialogo donde se escribe el texto o numero que se busca.

 El botón Opciones le permite configurar la búsqueda:

•        Dentro de: para seleccionar que la búsqueda se realice solo en la hoja o en todas las hojas del libro.

•          Buscar: para realizar búsqueda por filas, una por una o por columna.

•           Buscar dentro de: seleccione Formulas para encontrar formulas en las celdas, Valores para ir a las celdas con valores numéricos y Comentarios.

Si pulsa el botón Buscar todos se abre una ventana en la parte inferior con todas las celdas buscadas que coinciden con la búsqueda. El comando Reemplazar El comando Reemplazar del menú Edición, funciona igual que Buscar con la diferencia que en el cuadro de dialogo aparece el campo Reemplazar con. Lo que se anote en el campo Buscar será reemplazado con el campo Reemplazar con. También se puede especificar la búsqueda por filas o por columnas y se pueden utilizar los caracteres comodines (* y ?).

Selección de celdas y rangos El lugar donde se encuentra el cursor se puede considerar como una celda seleccionada. También es posible seleccionar rangos de celdas, ya sea con el ratón o mediante el teclado.

 

 

Desplazamie

Desplazamiento a través de la hoja de cálculonto a través de la hoja de cálculo

Desplazamiento a través de la hoja de cálculo