Práctica de Microsoft Access.

C22- Cómo crear una base de datos nueva.

E1- Una vez que abrimos Access, hacemos clic donde dice BASE DE DATOS EN BLANCO, luego nuevamente hacemos clic en CREAR, y también podemos asignarle un nombre a nuestra base de de datos por crear:

E2- Para crear la tabla nos dirigimos a la barra de herramientas y hacemos clic en CREAR y luego en TABLA:

Podemos crear las tablas que sean necesarias,  cada una de ellas va a estar compuesta con sus respectivos campos y propiedades.

C23- CLAVE PRINCIPAL:

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.

Para definir explícitamente la clave principal, se debe utilizar la vista Diseño. Se puede asignar más de una clave principal en una tabla, para eso primero se deben seleccionar los campos, utilizando la tecla Ctrl, y luego hacer clic en el icono de la clave principal que se encuentra en la barra de herramientas Diseño.

Para hacer realmente potentes las bases de datos relacionales, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina “clave principal de la tabla”. Una vez designada una clave principal Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.

E1: El primer paso para ingresar la clave principal es seleccionando el campo que queremos establecer como clave principal. Luego hacemos clic en la ficha DISEÑO, y hacemos clic en CLAVE PRINCIPAL, y vamos a ver como se coloca una llave al lado del campo que habíamos seleccionado:

E2: Para eliminar una clave principal nos paramos en el campo establecido como tal, y en la ficha “DISEÑO” hacemos clic en CLAVE PRINCIPAL y automáticamente se elimina la misma.

C24- RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

E1: Para establecer una relación debemos ir a la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, y luego hacer clic en RELACIONES.

E2: Nos mostrará las tablas que hemos creado  para así poder seleccionar las que queremos relacionar:

E3: Una vez seleccionadas las tablas, arrastramos por ejemplo el campo NOMBRE Y APELLIDO MEDICO de la tabla MÉDICOS  hacia el campo CÓDIGO MÉDICO de la tabla INGRESOS. Hay que tener en cuenta que ambos campos deben tener los mismos tipos de datos, por ejemplo, "numérico, autonumérico, texto", sino dará error y no podrás crear la relación.

E4: Para eliminar una relación nos posicionamos sobre la misma y hacemos clic derecho, haciendo clic en ELIMINAR:

E5: También podemos MODIFICAR una relación, haciendo clic derecho sobre la relación y seleccionar MODIFICAR RELACIÓN, tenemos tres opciones como muestran  las  siguientes  imágenes:

C25- FORMULARIOS:

E1: Una vez que tenemos nuestras tablas creadas, podemos realizar un formulario, para poder cargar desde el mismo la información para dicha tabla, o si anteriormente ya hemos cargado los datos en la misma, podemos desde el formulario modificarla o controlar los datos, así como también agregar más campos o imágenes.

E2: Para crear el formulario, nos posicionamos sobre la tabla que ya tenemos diseñada, vamos a ficha "crear" seleccionamos "formulario" y  automáticamente, se creara nuestro formulario con los  campos que ya teníamos creados en la tabla y aparecerán los datos si estos ya estaban cargados, mostrando un registro a la vez.

E3: Haciendo clic en VER, y luego en VISTA DE PRESENTACIÓN podemos darle formato a nuestros formularios, personalizando el mismo:

E4: Asistente para formularios: Para crear un formulario utilizando esta opción, debemos ir a "crear", luego a "Más formularios" y seleccionar "Asistente para formularios".

E5: Nos mostrara  el siguiente cuadro. Aquí podremos observar  los campos que tenemos disponibles,  mostrándonos en una lista los mismos,  para que podamos seleccionar, los que queremos incluir en la confección de nuestro formulario. Una vez que ya tenemos seleccionamos los campos, hacemos clic en siguiente:

E6: Luego nos pedirá que seleccionemos el tipo de distribución que queremos darle a nuestro formulario. Puedes elegir cualquiera, el que más te guste:

E7: También nos pide que ingresemos el estilo que queremos darle al formulario:

E8: Por último paso le colocamos un título al formulario. Seleccionamos una de las dos opciones que nos muestra la imagen, depende si queremos abrir el formulario para ver o introducir información o modificar el diseño del formulario. Y hacemos clic en FINALIZAR!

C26- AÑADIR IMÁGENES AL FORMULARIO

E1: Para añadir una foto al formulario hacemos doble clic sobre la tabla que queremos insertar la imagen, luego vamos a VISTA DE DISEÑO, agregamos un nombre al campo, como por ejemplo: IMAGEN, y en tipo de datos seleccionamos OBJETO OLE, guardamos para que se realice el cambio:

E2: Luego nos dirigimos a VISTA DE DISEÑO, y para agregar este nuevo campo que creamos arrastramos hasta el formulario el campo creado anteriormente, que sería IMAGEN. Una vez agregado dicho campo, vamos a la VISTA FORMULARIO y en el espacio en blanco donde iría la foto hacemos clic derecho y seleccionamos INSERTAR OBJETO

ATENCIÓN:

Es importante que guardemos la imagen como Mapa de Bit, sino ésta no aparecerá en el formulario!  

C27- Validación de campo.

E1- A través de este post les voy a comentar los pasos a realizar para validar el campo hora en Access:

1       Hacer clic derecho sobre la tabla  y hacer clic en VISTA DE DISEÑO:

E2-    Estando en la vista de diseño de la tabla pedidos seleccionamos el campo FECHA:

E3-   Hacemos clic en el renglón REGLA DE VALIDACIÓN:

3       E4-  Hacemos clic en este botón para abrir el GENERADOR DE EXPRESIONES:

          Esta imagen muestra el cuadro de dialogo de Generador de Expresiones.

3         E5-  Aquí tenemos los OPERADORES para generar expresiones:

Como dice el enunciado vamos a validar el campo comprobando que la fecha de pedido sea inferior a la fecha de hoy.

3    E6-    Hacemos clic en el signo menor que “<”:

3    E7-     Luego buscaremos una función que devuelva la fecha de hoy, haciendo doble clic en FUNCIONES:

E8-   Hacemos clic en funciones incorporadas, que son las que vienen predefinidas en Access:

E9-  Como queremos validar una fecha seleccionamos Fecha/Hora:

E10-   Y seleccionamos FECHA que es la función que devuélvela fecha actual:

E11-  Para agregarla a nuestra Expresión de Validación hacemos clic en PEGAR:

Y como podemos observar en la imagen anterior, tenemos nuestra expresión de validación COMPLETA!

E12-  Damos clic en ACEPTAR:

Aquí podemos observar nuestra EXPRESIÓN DE VALIDACIÓN:

Podemos añadir un texto de validación:

Si en el campo se intenta introducir un valor que no cumpla la regla de validación, aparecerá un mensaje de error con el texto de validación que hayamos escrito.

Para hacer que sea obligatoria la entrada de datos en este campo hacemos clic en REQUERIDO y seleccionamos SI:

Y listo! Hemos aprendido a validar un campo y que su introducción sea obligatoria.

C28- CREAR CONSULTA EN ACCESS:

E1-     Hacer clic en pestaña CREAR

E2-     Luego consulta VISTA DE DISEÑO

E3-     Sale: este es el diálogo MOSTRAR TABLA. Aquí agregamos las tablas que utilizaremos en la consulta.

Supongamos que tenemos la tabla alumnado, seleccionamos y hacemos clic en agregar y luego en cerrar.

E4-     Podemos hacer más pequeña la zona de tablas así podremos ampliar la rejilla QBE y trabajar de forma más cómoda.

E5-     Colocamos el cursor en la esquina de la tabla, cuando su forma sea la de sobre flecha, hacemos clic otra vez y sin soltar el botón del ratón arrastramos hasta alcanzar el tamaño deseado.

E6-     Para hacer más grande la rejilla QBE colocamos el cursor en la LINEA DE SEPARACIÓN.

E7-     Esperamos que tome la forma de doble flecha de manera vertical y luego hacemos clic, sin soltar el botón del ratón arrastramos hacia arriba.

E8-     Ahora veremos cómo agregar CAMPOS DE CONSULTA.

E9-     En la rejilla QBE definimos los campos que se van a utilizar en la consulta

E10-  Para añadir un campo hacemos doble clic en el campo que queremos agregar selecciono con doble clic por ejemplo “NOMBRE ALUMNO”. Vemos como el campo ha sido agregado a la rejilla QBE.

E11-   Otra forma de agregar un campo es haciendo clic sobre el renglón de campo

E12-  Se desplazara una LISTA con todos los CAMPOS que podemos elegir. En este caso se elegirá el CÓDIGO ALUMNOS haciendo clic sobre él.

E13-  Se pueden agregar más CAMPOS  a la CONSULTA siguiendo el mismo procedimiento.

E14-  Para agregar un CAMPO entre dos campos que ya hemos agregado, lo agregamos directamente sobre la tabla.

 E15-Ahora vamos a visualizar los resultados de la consulta.

  E16-Para EJECUTAR la consulta hacemos clic en el botón  de la banda de

                opciones. Aquí nos aparece la vista de HOJA DE DATOS de la CONSULTA.

  E17-Para salir de la consulta hacemos clic en 

  E18- Guardamos los cambios, y le asignamos un NOMBRE  la consulta y hacemos clic en ACEPTAR.

AYUDA: Para realizar este post me fui guiando con el post de Ileana. También recibí ayuda en el foro del aula virtual creado por la cátedra.

D    D1: a la hora de realizar las relaciones me costo muchísimo  gracias a mis compañeras de grupo, de aula y a videos pude realizarlas, después de una profunda investigación a cerca de como se realizaban.

D2: Las consultas resúmenes y de referencia cruzadas también me costaron, pero gracias a la ayuda de videos en aula clic pudimos resolver los problemas que se nos fueron presentando.

REFLEXIÓN: Me costo bastante aprender sobre este tema, pero lo logré. Con ayuda de mis compañeros, profesor y videos tutoriales. Me parece de gran importancia saber manejar esta herramienta, ya que sera de gran utilidad para el día que nos toque administrar una gran cantidad de datos.

FUENTE:

Materia de Cátedra: Tutorial Access - Primera Etapa

· Sitio www.aulaclic.es - Consultado 20 agosto de 2013
http://www.aulaclic.es/access2007

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