IMPACTO DE LAS TIC´S EN LAS ORGANIZACIONES

Hola a todos, en este post les voy a contar la gran importancia que tienen la Tecnología, la información y la comunicación en las organizaciones hoy en día.   

Las TIC en la gestión de la empresa

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.

Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.

Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo:

El correo electrónico nos permite enviar todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes. Podemos enviarles un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias, sin prácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.

    Una página web donde exponer nuestros productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos fácilmente en Internet y contacten con nosotros. También permite transmitir al mundo nuestra filosofía de empresa.

    Un sistema de gestión de clientes informatizado (también conocido por sus siglas en inglés como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes, analizando sus hábitos y su historial de compras. Así podemos planificar mejor  nuestras acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de negocio de la empresa.

De manera análoga al área de Marketing, las TIC también permiten mejorar la gestión financiera (en la contabilidad, la banca electrónica o la facturación electrónica), la logística y la distribución (en el seguimiento de flotas, la gestión de almacén, el comercio electrónico), los recursos humanos (en la formación a distancia e-learning, la gestión del conocimiento, el seguimiento personalizado), la producción y los procesos (gestión de compras, órdenes de producción, gestión de recursos ERP).

En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de las empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.

Los mercados en los que compiten las empresas de economía social son muy exigentes y competitivos y requieren una dedicación temporal plena.

A las labores profesionales del personal de las empresas de economía social, hay que añadir en muchos casos, el esfuerzo añadido que suponen las labores de gestión y administración: control de las existencias, aprovisionamiento, facturación, relaciones con la clientela, etc. Tareas de vital importancia para la buena marcha de la empresa, y que requieren de la dedicación de mucho tiempo por parte de las personas que deben compatibilizarlas con el trabajo productivo.

Ante estos retos del día a día, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) proporcionan multitud de herramientas que contribuyen a mejorar la gestión y servicio ofrecido a la clientela requiriendo de menos tiempo por parte de las personas.

¿Qué nos proporciona el uso de las TIC en la gestión de la empresa?

Las TIC constituyen un instrumento fundamental para la organización interna de cualquier negocio. Su utilización supone un importante ahorro de tiempo y recursos, ya que permiten simplificar y agilizar los procesos de gestión y la toma de decisiones, así como facilitar el contacto directo con la clientela, empresas proveedoras y Administraciones Públicas.

  Así, una empresa que no utilice TIC no es que sea menos innovadora o moderna, sino que es poco práctica.

Algunos ejemplos de los beneficios que proporcionan las TIC son:

•     Mejor aprovechamiento del tiempo: la automatización de tareas rutinarias mediante sistemas informáticos permite dedicar más tiempo a tareas más productivas.

•     Mejor gestión del negocio: mediante aplicaciones informáticas y determinados dispositivos electrónicos, se puede pueden controlar todas aquellas variables y tareas que intervienen en el negocio: stock del almacén, rentabilidad de los productos, compras por empresa proveedora…

•     Reducción de la carga administrativa: gracias a las herramientas informáticas, los tediosos arqueos de caja, las gestiones tributarias, con trámites online cada vez más frecuentes, y las tareas administrativas se harán de forma intuitiva y automatizada, sin ocupar parte del tiempo personal. 

TIC-Consejo:

   Tener no significa "aprovechar". La compra de un ordenador o un programa debe ser meditada. Aquello que se compre debe estar adaptado a nuestras necesidades por que, en caso contrario, lo que no sirve, no se usa.

    Por ello, es recomendable acudir al asesoramiento profesional.

    

¿Cómo dar los primeros pasos para introducir las TIC en la gestión?

El camino para introducir las TIC como herramientas de gestión es un proceso largo que debe realizarse de forma natural, de modo que el resultado sea una ahorrar tiempo y dinero.

No siempre el programa más potente es el más aconsejable, hay que tener en cuenta la capacidad de adaptación del personal a la herramienta informática. Por eso, es imprescindible realizar cursos formativos y recurrir al asesoramiento profesionalizado.

Las TIC son imprescindibles pero hay que aplicarlas con sentido común.

La tecnología debe entenderse como un medio y nunca como un fin en sí misma. Es decir, debe se utilizada para obtener de ella el máximo rendimiento. Para ello, se recomienda:

    Adquirir programas de nuestra talla, tecnológicamente hablando. Muchas veces se invierte mucho dinero y  no se utilizan muchas funcionalidades, bien por falta de formación, o bien por que son excesivamente complejas para las necesidades del negocio que se aplican.

    Calcular la inversión en TIC. No hay porqué comprar el último modelo de ordenador sino aquel que se adecue a nuestras necesidades.

    Antes de lanzarse a por grandes soluciones informáticas, reflexionar sobre la existencia de otras de menor tamaño (y  precio) que nos pueden dar el mismo rendimiento.

TIC-Consejo:

    Si tienes personas a tu cargo es necesario fomentar una actitud  positiva hacia el uso de Internet y de las TIC en general.

    Tienen que ser conscientes de que será una herramienta que, a medio y largo plazo, hará

más llevadero su trabajo.

La gestión de la clientela.

Existe una tipología de programas informáticos que sirven para almacenar toda la información relacionada con la clientela. Son los CRM (acrónimo del Inglés "c ustomer relationship management"  - Gestión de las relaciones con la clientela)

Este tipo de aplicaciones son importantes cuando en un negocio tiene mucho peso el área comercial o el servicio o producto que se proporciona a la clientela debe ser personalizado y requiere de un seguimiento continuo. De este modo, se pueden recopilar gran cantidad de datos relacionados con todas las interacciones mantenidas con cada cliente o clienta: las visitas realizadas, lo que le hemos vendido y en que fecha, sus preferencias, sus sugerencias, quejas, … De este modo toda la información será accesible para cualquier persona de la empresa que lo necesite.

Estos programas nos permiten analizar las tendencias, la cantidad de ofertas/presupuestos que se convierten en negocio real, el grado de satisfacción de nuestra clientela, sus demandas … En definitiva, conocer mejor nuestro mercado y  fidelizar a nuestra clientela.

La gestión de la información.

En cualquier negocio es vital que la información circule de manera fluida. A medida que se va informatizando es importante que esa fluidez  no se pierda.

Si el negocio crece y tiene varios ordenadores, no tiene mucho sentido que éstos trabajen de forma aislada puesto que conectándolos por medio de una red local será posible compartir la información de modo eficiente.

Además, hoy en día este tipo de redes pueden ser inalámbricas y tienen una gran ventaja podemos instalar un programa posible en un único ordenador central (al que se le denomina habitualmente “servidor”). A este ordenador estarán conectados el resto de equipos lo que permite, por un lado, que todo el mundo pueda acceder a un determinado programa o información y, por otro, podemos alargar la vida útil de aquellos modelos de ordenador de más edad.

No a todo el mundo le sirve lo mismo…

Hay actividades que por sus características requieren de funcionalidades adaptadas a su gestión. Este (hostelería, peluquerías, centros médicos, etc.)

En un primer momento la empresa puede gestionarse con herramientas genéricas, pero aumentará su eficacia si utiliza herramientas adaptadas a sus necesidades específicas.

REFLEXIÓN: Los sistemas de Información junto con las TIC se convierte en herramientas críticas en el desempeño de la organización y son tan necesarios como cualquier otro recurso, el que una empresa pueda acceder a una tecnología no asegura el éxito, de nada le sirve a una empresa por ejemplo, contar con una Pagina web si ésta no está alineada con los objetivos y estrategías de la organización, de ahí que sea necesario entonces gestionar de manera eficaz y eficiente los sistemas de información para que de esta manera se conviertan en una fuente real de ventajas competitivas.

FUENTE:

- http://www.asturestic.net/asturestic/contenidos/fichas-divulgativas/las-tic-en-la-gestion-de-la-empresa/

- http://www.serviciostic.com/las-tic/las-tic-en-las-empresas.html

- http://www.etuttor.com/index.php/component/k2/item/284-not1