Una hoja de cálculo es el equivalente electrónico de las hojas
tabulares que se utilizan en contabilidad. Están estructuradas en columnas y
renglones (filas) que permitan registrar datos y formulas en cada una de las
intersecciones, denominadas celdas.
La nueva interfaz pone a la vista todas las herramientas que se
requieren para crear, editar, y dar formato a las hojas de cálculo. Ofrece
Fichas y cintas de opciones contextuales que aparecen solo cuando se las
necesita. Esta nueva interfaz se la conoce como “orientada a resultados”.
Al
pulsar en cualquiera de las fichas que se encuentran en la parte inferior de la
barra de titulo, se muestran las bandas o cintas de opciones que contienen los
comandos asociados con el nombre de ficha agrupados por categorías.
Como
en Word algunos grupos cuentan con un pequeño botón iniciador de cuadro de
diálogos que permite configurar más opciones de comandos del grupo.
Algunas herramientas contextuales como las de SmartArt
incluyen más de una cinta de opciones. Ejemplo en el diagrama prediseñado se
pueden asignar atributos de diseño y formato con los comandos de las cintas
contextuales.
Botón
Office.
Nuevo:
abre el cuadro de dialogo Nuevo Libro desde donde se puede crear un libro en
blanco, plantillas instaladas, un libro nuevo a partir de uno existente o
plantillas que se encuentran en la página Web de Microsoft Office Online para
crear una hoja con estilo prediseñado. Abrir: abre una ventana que
permite buscar un documento existente.
Guardar: Guarda
un documento con un nombre y la extensión .xlsx.
Guardar
como: permite guardar una copia del documento y permite seleccionar el
formato que tendrá la copia guardada.
Imprimir: permite enviar una hoja de
cálculo a la Impresora. El Menú Vista previa e impresión del documento ofrece
tres opciones: Imprimir, Impresión rápida y Vista preliminar.
Preparar: una vez preparado y protegido
el documento está listo para ser enviado por correo electrónico, por fax de
internet.
Publicar: o
bien, podría ser publicado en Internet en un Servidor de administración
documental o crear un área de trabajo de documento con los comandos del
Menú Distribuir el documento a otras personas.
Cerrar: Cierra
el documento en el que se está trabajando sin cerrar el programa. Para cerrar
el programa y el documento se pulsa en el botón Salir de Excel.
Opciones de
Excel: en el cuadro de dialogo que aparece cuando se pulsa sobre el se
configuran todos los parámetros y opciones del programa.
Configuraciones de Excel
Al igual que en
Word y otras aplicaciones de Office 2007, se configuran las opciones más
frecuente, de formulas, de Revisión, para Guardar y Avanzadas, etc.
Se
pueden configurar las opciones más frecuentes como la combinación de los
colores del programa o el número de hojas que se incluyen en un nuevo libro.
Si no sabe exactamente
que pasa al modificar opciones de Excel, ¡No las modifique!
En
cambio, podría ser conveniente modificar las opciones Avanzadas que ayudarían
en la edición o inserción de símbolos, como los separadores decimales; o
cambiar la dirección del cursor en las Opciones de edición, por ejemplo
al pulsar la tecla Enter el cursor iría hacia la derecha. En el caso de los
símbolos de separación si tiene que cambiar los símbolos separador de decimales
y separador de miles deseleccione la opción Usar separadores del sistema e
introduzca en los campos de texto, la coma y el punto según corresponda al país
para separar decimales o millares.
Las
hojas de cálculo no necesariamente deben ser cuadriculadas y llenas de números.
Algunas veces es necesario un documento que incluya un diseño especial con
algunas formulas; en el menú Opciones de Office se puede modificar la
vista de la interfaz.
En
los grupos Mostrar opciones para este libro y Mostrar opciones para esta hoja
se desactivan las opciones Mostrar barra de desplazamiento horizontal, Mostrar
barra de desplazamiento vertical, Mostrar fichas de hojas, Mostrar encabezados
de fila y columna y Mostrar líneas de división que afectan directamente a la
hoja de cálculo.
En la cinta de opciones Vista se puede
activar o desactivar la Barra de formulas, la cuadricula, los títulos, barra
de mensajes desde el grupo Mostrar u ocultar. El tamaño de pagina,
los márgenes y posición de la página se configuran desde la cinta de opciones Diseño
de pagina, ya sea seleccionando las opciones o desde el cuadro de dialogo
del grupo Configurar pagina.
Tipos de datos en Excel.
Primero se define el esquema
del documento y se escriben los títulos, rótulos o etiquetas. Una vez definido
el formato de la hoja tabular puede introducirse los datos numéricos y las
funciones o formulas para realizar las operaciones necesarias. Antes de
introducir el dato debe seleccionarse la celda. Las celdas se seleccionan
desplazándose con las teclas de desplazamiento ‘, ’, “, ” o con el ratón. Enseguida se introducen el texto, las
formulas o el numero y se pulsa la tecla Enter para fijar o dar por
aceptado el dato. Al instante el cursor se desplaza hacia abajo; es decir a la
fila siguiente, en la misma columna. Una celda seleccionada se conoce como celda
activa.
La referencia o nombre de la
celda activa aparece en el Cuadro de nombres. Ej. Celda B6. Si se
presiona las teclas de dirección después de introducir los datos, se fija el
dato y el cursor se desplaza hacia la dirección de la tecla correspondiente. Si
se introducen datos sobre una celda que ya contienen información se
sobre-escribe borrando la información anterior.
Datos Alfanuméricos: o de texto son cadenas de caracteres que se utilizan
para representar títulos, letreros, números telefónicos, direcciones, claves,
nombres de columnas o notas explicativas.
Datos numéricos: es cuando se introducen solo números, se alinean a
la derecha. Los números son tomados como cantidades numéricas y pueden
realizarse operaciones matemáticas o de cálculos. A este tipo de datos se lo
conoce como valores. Al insertar números no se debe introducir signos de %, $,…
dado que Excel los tomara como alfanuméricos. El formato inherente a la
simbología se aplica con formato de número de la cinta de opciones Inicio. Los
datos alfanuméricos podrán utilizarse con algunas funciones de texto para
realizar funciones de búsquedas, lógicas y de texto.
Formulas: son ecuaciones o notaciones que se utilizan para
realizar cálculos numéricos. Se introducen igual que los datos y utilizan
operadores como + - * / ^y (), para realizar funciones de suma, resta,
multiplicación, división, potencia y agrupación de operaciones respectivamente.
Estos se escriben como en el algebra. Las formulas siempre se inician con el
signo igual (=).
Los cálculos se realizan
teniendo en cuenta el orden de precedencia como en las operaciones algebraicas:
primero los elementos agrupados, luego las potencias, la multiplicación y
división, y por ultimo suma y resta.
Referencias
de celdas.
Una de las ventajas al realizar los
cálculos es utilizar la referencia de celdas en lugar de valores. También se
puede utilizar en lugar de los valores el nombre de las celdas que los
contienen. Ej. =((A1+A2)*A3^2)/20; la ventaja está en que si se quiere cambiar
un valor basta introducir el nuevo valor en cualquiera de las celdas A1, A2, A3
para que Excel recalcula la formula automáticamente.
Errores de
formulas.
Si se introduce datos erróneos, algún
operador desconocido o una referencia inexistente, Excel muestra en la celda el
mensaje de error #¿NOMBRE? (#NAME?), y una etiqueta inteligente;
presionado sobre la etiqueta podemos decidir si deseamos ayuda sobre el error,
mostrar paso a paso los cálculos, omitir el error, modificar manualmente la
ecuación en la barra de formulas o recibir posibles opciones de comprobación de
errores.
Otros
errores son:
Columna muy
angosta: si la columna es muy angosta para
mostrar los datos (la celda muestra #########) se puede cambiar el ancho hasta
que aparezcan.
Referencia Invalida: cuando se hace referencia circular, como A1/B1*C1, donde C1 es la
misma celda donde se están introduciendo los datos. Aparece un mensaje de
error, se pulsa Aceptar para obtener Ayuda o bien Cancelar se
deja la formula como esta, y como es errónea aparece un 0 en la celda C1.
Calculo invalido: Excel no puede realizar cálculos con celdas que contienen textos.,
en este caso presenta el error #¡VALOR!, y una etiqueta inteligente para
obtener ayuda o corregir el error.
Resumen de errores
##### se produce cuando el ancho de una columna no
es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento
o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0!
cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la
fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una
función o fórmula.
#¡REF! se
produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando
se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO!
cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Funciones.
Las funciones son formulas predefinidas que permiten
realizar cálculos sencillos o complejos con valores específicos denominados
argumentos, utilizando una estructura particular que comienza con el signo
igual (=), el nombre de la función cerrado entre paréntesis. Los
elementos del argumento (números, referencias a celdas, texto, valores de error
o valores lógicos Verdadero o Falso) se separan con una coma. Los argumentos
pueden ser constantes, formulas, y otro tipo de funciones. Por ejemplo si se
desea realizar la suma de ventas del semestre, en lugar de una formula, se
puede utilizar la función predefinida como Autosuma. Como es una de las
utilizadas se encuentra en la cinta de opciones en el grupo Modificar.
Al pulsar el botón Suma el programa supone que desea sumar los valores de las
celdas contiguas a la celda donde se encuentra ubicado el cursor y propone
sumar el rango. Si se está de acuerdo basta con pulsar la tecla Enter para
crear la función automáticamente.
Excel 2007 ofrece 341 funciones de cálculo agrupadas en doce
apartados o grupos que permitirán realizar operaciones de complementos y
automatización, de cubo, de base de datos, de fecha y hora, de ingeniería,
financiera, de información, lógicas, de búsqueda y referencia, matemáticas y
trigonométricas, estadísticas, y de texto.
Otras maneras de insertar funciones es:
Pulsar en la flecha del botón
Suma de grupo Modificar,
Pulsar el botón insertar función
que se encuentra a la
derecha del Cuadro de Nombres en la barra de formulas o pulsar las teclas Mayus+F3.
En la cinta de opciones Formulas y pulsar el botón insertar función y abre
el cuadro de dialogo para insertar la función. Escribiendo la función
manualmente.
Para obtener ayuda sobre la función o lista de funciones
disponibles, al introducir una función con el cuadro de dialogo Insertar
Función se puede solicitar ayuda pulsando el botón Ayuda sobre la
función. Las opciones inteligentes también proporcionan ayudas automatizadas,
al escribir el signo = y el nombre de una función el programa propone funciones
ordenadas alfabéticamente. La
sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
|
Ejemplo: para obtener la sumatoria de valores del
rango B5:E20,
=SUMA (B5:E20)
Operadores Aritméticos y de
Comparación:
Biblioteca de funciones.
La novedad de MS-Excel en cuanto a las funciones
predefinidas se encuentra en la cinta de opciones Formulas, que contiene las
herramientas necesarias para insertar, crear y auditar funciones predefinidas.
El grupo Biblioteca de funciones además del comando Insertar función contiene
iconos y botones que muestran ventanas con los listados de las funciones de
cada categoría:
Se denomina rango a un grupo de celdas,
generalmente contiguas, que se representa con el nombre de la primera celda,
el símbolo dos puntos (:) y el nombre de la ultima celda. Ej. Para
identificar un grupo de celdas de A1 a A8 se escribe A1:A8; el grupo
de celdas A1, B1, C1, D1, A2, B2, C2, D2, A3, B3, C3, D3, A4, B4, C4, D4 se
representa como el rango A1:D4.
|
Referencias
y nombre
Referencias
a celdas y rangos: el estilo de
referencias A1 que se refiere a la ubicación de las celdas mediante los nombres
de las filas y columnas, de tal manera que A5 es la celda que se encuentra en
la intersección de la columna A y la fila 5. En una referencia se pueden
incluir una o varias celdas de una hoja de cálculo, ya sean adyacentes o no.
También se puede hacer referencia a celdas de diversas hojas de un libro o a
celdas del libro actual y de otros libros (referencias externas), así como a
datos de otros programas (referencias remotas).
La
referencia para definir un rango de celdas en una misma fila es por ej. A1:H1.
Si el rango abarca varias filas y columnas la referencia se hace la primera
celda del vértice superior izquierdo y la ultima en el inferior derecho, ej.
A4:G14.
Las referencias de celdas pueden ser relativas
o absolutas. Las relativas están relacionadas con la posición
de la formula y cuando se copian se ajustan automáticamente, es decir, si la
formula está en la fila 4 y dice =A4*C4, y se copia a las filas
5, 6 y 7, los resultados son =A5*C5, =A6*C6, =A7*C7.
Las absolutas son precedidas por
el signo pesos ($) y cuando se copian no se ajustan, siempre se refieren a la
misma celda. Ej. Si la formula está en la fila 4 y dice =C4*$H$5.
Al copiarla a las filas 5, 6 y 7 los resultados son =C5*$H$5, =C6*$H$5
y =C7*$H$5; es decir la celda H5 permanece constante. En este caso C4,
C5, C6 y C7 son referencias relativas y $H$5 es referencia absoluta.
Las referencia s mixtas, son
precedidas por el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Las referencias externas y remotas
se refieren a vínculos de datos, es decir, en una hoja de cálculo se pueden
hacer referencias a celdas ubicadas en otras hojas de cálculo ubicadas en el
mismo libro, en otros libros y a datos provenientes de otras aplicaciones.
Cuando se modifican estos datos, afectan directamente a las celdas vinculadas.
Para actualizar la información, las otras aplicaciones deben estar abiertas
también.
Ejemplo: =SUMA(Bodega1!A4, Bodega2!A4,[Inventario2.xlsx]
Bodega3!A4)
Donde:
Bodega1!A4 es la referencia de la celda A4 de la hoja
Bodega1 del mismo libro de cálculo. [Inventario2.xlsx] Bodega3!A4 es la
referencia de la celda A4 de la hoja Bodega3 del libro Inventario2.
Asignar nombre a celdas y rangos.
Se
puede definir nombre para una celda o rangos de celdas utilizando el
comando Administrador de nombres del grupo Nombres definidos en la cinta
de opciones Formulas.
En
el cuadro de dialogo del administrador se muestran los nombres que ya existen,
Para crear un nuevo nombre se pulsa el botón Nuevo, se abre un cuadro de
dialogo donde se escribe el nombre de la celda o rango de celdas seleccionadas,
el Ámbito donde se aplica que puede ser una determinada hoja o todo el libro,
algún comentario que ayude a identificarlo y la referencia absoluta en notación
Excel. Si todo esta correcto se presiona botón Aceptar.
Los nombres de rangos no pueden
incluir espacios, por lo que deben ser de una sola palabra o bien unidas por
guión bajo.
El uso de nombres de celdas
facilita memorizar algunas secciones de la hoja de cálculo.
Para ubicar rápidamente una
celda o rango nombrado se abre la lista del cuadro de nombres y selecciona el
nombre deseado.
Al
seleccionar el comando Insertar función en la biblioteca de funciones aparece
el cuadro de dialogo donde podemos seleccionar la una categoría y una función.
En la parte inferior aparece la sintaxis y una descripción de la función.
También puede obtener ayuda sobre la función seleccionada.
Categorías
de funciones: ejemplos
Edición y
Formato de libros de cálculo
Todos los documentos de Office tienen la posibilidad de ser
editados con un gran número de comandos y funciones. Además es posible darles
formato, con lo que adquieren una apariencia totalmente profesional, y la
interface que pone a la vista los comandos más utilizados y las funciones
automatizadas que incluyen planillas y diseños de las galerías de estilos. Los comandos
de edición permiten realizar modificaciones, agregados, borrado de celdas,
filas y columnas, etc. A este procedimiento de depuración de la hoja se conoce
como edición. Estructurar el libro de cálculo es uno de los principales
preparativos que deben tomarse en cuenta para obtener hojas tabulares claras y
fáciles de entender, de lo contrario la información se vuelve inmanejable y
confusa. Organización del libro de cálculo Un libro de cálculo de Excel está
compuesto por una o más hojas de cálculo, que pueden alojar datos
alfanuméricos, numéricos, formulas y funciones, relacionados entre sí o
totalmente independiente. Cuando se planea hacer hojas de cálculo grandes o que
incluyen varias pantallas para realizar diferentes tipos de cálculo, es
necesario diseñarlas de manera que no se interfieran, para el caso de tener que
insertar o eliminar filas y/o columnas.
Una forma es que comience en el vértice inferior derecho de
la otra. Otra forma es insértalos en diferentes hojas del libro de cálculo, de
esta manera se pueden interconectar los datos, formulas y funciones de una hoja
con los de las demás. Se pueden crear tantas hojas como permitan los recursos
del sistema. En la vista Diseño de página presenta el layout de la hoja. Los Botones
de vistas permite cambiar entre las vistas: Normal, Diseño de
página y Vista de salto de página.
Desplazamiento
a través de la hoja de cálculo
El comando Ir a
Si necesita seleccionar celdas o
rangos no visibles en la hoja y conoce la referencia, puede moverse a esa zona
de la hoja mediante las barras de desplazamiento o puede utilizar el comando Ir
a. La cinta de opciones Inicio incluye el botón Buscar y
seleccionar en el grupo Modificar; al pulsar el botón aparece una
lista de comandos entre los que se encuentra Ir a, que abre un cuadro de
dialogo en el que deberá escribir el nombre o Referencia de la dirección o
rango de la celda a la que desea ir.
También puede pulsar el botón Especial
para buscar Comentarios, Constantes, Celdas con fórmulas,
Celdas en blanco, Objetos, etc. El comando Buscar Permite
buscar un número, valor o texto que se encuentre en alguna de las celdas de la
hoja de cálculo. El comando Buscar se encuentra también dentro del
listado Buscar y seleccionar, apare un cuadro de dialogo donde se
escribe el texto o numero que se busca.
El botón Opciones le permite configurar
la búsqueda:
-
Dentro de: para seleccionar que la búsqueda se realice solo en
la hoja o en todas las hojas del libro.
-
Buscar: para realizar búsqueda por filas, una por una o por
columna.
-
Buscar dentro
de: seleccione Formulas para
encontrar formulas en las celdas, Valores para ir a las celdas con
valores numéricos y Comentarios.
Si pulsa el botón Buscar todos
se abre una ventana en la parte inferior con todas las celdas buscadas que
coinciden con la búsqueda. El comando Reemplazar El comando Reemplazar
del menú Edición, funciona igual que Buscar con la diferencia
que en el cuadro de dialogo aparece el campo Reemplazar con. Lo que se
anote en el campo Buscar será reemplazado con el campo Reemplazar con. También
se puede especificar la búsqueda por filas o por columnas y se pueden utilizar
los caracteres comodines (* y ?).
Selección de celdas y rangos El
lugar donde se encuentra el cursor se puede considerar como una celda
seleccionada. También es posible seleccionar rangos de celdas, ya sea con el
ratón o mediante el teclado.
Desplazamie
Desplazamiento
a través de la hoja de cálculonto
a través de la hoja de cálculo
Desplazamiento
a través de la hoja de cálculo
